外国人向け動画マニュアル作成ツール Wi COUREの広報吉田です。
今回のBlog記事は“マニュアルを実際に作成する際の7つのPOINT”に関しまして、
お伝えしたいと思います。

新人スタッフ指導マニュアルや社内マニュアルを作成する時、
本日ご紹介をするポイントを押さえた上で作るのとそうでないのとでは大きく出来が変わってきます。

読み手/新人スタッフさんに分かりやすく、伝えたい内容の理解を深め
重宝されるマニュアル作りを行いましょう。

【記事の更新日時】2023年12月6日13時　

では早速、“マニュアルを作成するための7つのポイント”について

各POINTを詳しく解説していきたいと思います。

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントは、
主に以下の7つとなります。

１．マニュアルのテーマを明確にする

新たなマニュアル作成時に意外と こちらが設定されていないことが
あります。「誰向けに」「何を」「どこまで」伝えたいか？や
“マニュアルを読んだ人へ最終的にどういった影響を期待するのか”
などを明確にした上で、マニュアル作りを行うのをお勧めします。

２．読み手のこと考えて、読み手のレベルにあった文面にする

前項目の「誰向けに」と まさしく関係しますが、読み手の知識や
経験値にあわせた文章が大切です。入社したての新人スタッフさんと
入社10年以上のベテランスタッフさんとでは専門用語に関する
知識等が全く異なります。

読み手が「内容が難しい… そもそもマニュアルに伝われている単語が分からない…」や
「あまりに分かり切っている内容なので、今さら感が…」
といった事を読み手に感じさせないよう注意しましょう。

３．要点をシンプルに、明確に！

文章がダラダラと長く続くのではなく、最初に結論があり それに対する
説明が続く等、“最も伝えたいことを端的に表現する”意識を
持ちましょう。明確で端的な文言の方が読み手の頭に入りやすく、
記憶に残りやすいのは間違いありません。

４．職務分解をし作業手順を明確にする

作業手順が明確化されていないマニュアルは、項目と項目の区切りも
明確です。フローが分かりにくい場合「書き手が伝えたかった内容」と
「読み手が認識する内容」にズレが生じるため、注意が必要です。

５．どこにあるか？検索しやすくする！

「こういった時にどうすれば… そうだ！あのマニュアルに書いてあったはず！」
といったケースがよくあります。そのような時に再度見たいマニュアルが
すぐに見つからない・探し出せないと大きなマイナスです。

そのため、どこにどういったマニュアルがあるかやマニュアル内に
分かりやすい目次を設ける等の工夫をしましょう。

６．一目で理解しやすいように心掛ける

各項目ごとに結論からはじめるや、大切な部分が明確になっていること
など、読み手に分かりやすくするための工夫は様々です。

一度作成した文章を読み返し、掲載の順番を変えたり
補足データ・図を加えるといった精査を行うことも重要です。
マニュアル内容を最初から順に最後まで読み続けないと結論が
分からないパターンも多いので、この点にも注意すべきです。

７．完璧を目指さない

完璧なマニュアルになってからの開示よりも
「8割内容的にＯＫになった時点で開示する」ぐらいで丁度良いかもしれません。
半年・1年がかりでやっとマニュアルが完成し、使い始めたら
内容的に古い部分が見つかった…というケースもあります。

そのため、重要なのは ある程度内容が整ったら使いはじめて
気になる部分を適宜アップデートする、定期的に新しい内容へと
更新するルール等を設けると良いでしょう。
その時点でどんなに完璧なマニュアルでも、時間経過と共に
新たな事象が生まれ そのマニュアルはすぐに完璧ではなくなります。

完璧を目指してマニュアルを作るのではなく、そのマニュアルが
あることで助かるメンバーが早速ではじめる方が意味を成します。
「マニュアルをリリースし、その後 何か不備があったら修正していく」
気持ちで、マニュアル作成へ取り組む方が効果的です。

いかがでしょうか？
以上のポイントを様々なマニュアル作りへ活かしていただければ幸いです。
従来の紙ベースやWord・Excelベースの文章/図/画像を中心としたマニュアル作成と、
近年増え続けている動画マニュアル作成ではまた押さえるポイントが異なるため、
今後こちらについても詳しく解説できればと考えます。