【マニュアル作成POINT】マニュアルのテーマを明確にする重要性
多言語対応の動画マニュアル作成ツールウィコースの担当吉田です！
本日のBlogではマニュアル作成時の重要POINTの一つとして、
“マニュアルテーマを明確にする重要性”についてを詳しく解説いたします。
【アップデート日時】2024年1月9日13時
様々なマニュアルを作る際、“伝えること” “説明をしたいこと”が
明確になるような書き方がとても大切です。
「誰向けに？」「どういった内容を？」「どこまで伝えるか？」を
念頭に置きながら内容を作成しましょう。
また、マニュアルは基本的に業務に慣れていない人物が使うことが多くなっています。
イメージ的には新入社員さんでも容易に分かる言葉・言い回しを使い、
簡潔 そしてシンプルな内容で まとめることが大きなPOINTと言えます。
他にもマニュアル作成時に気を付けなければならない内容/よくある問題として
堅過ぎる表現・難しい言い回しで 事細かく説明をしてしまうことです。
マニュアル文章の執筆者は、つい「マニュアルは堅い内容の方がちゃんとした
マニュアルになる」と考えがちです。そして、堅い表現や難しい文章で書くことにより
シッカリとしたマニュアルを作っているといった満足感がありますが、
業務があまり分からない、新人スタッフさんが読むといった視点で見ると
実は決してプラスではありません。
初めてマニュアルを閲覧したスタッフの方も
「文面や内容が難しすぎて理解しにくかったです…」とはなかなか言いにくいものです。
だからこそ、少し表現が簡単過ぎるかな？と思うぐらいで実は丁度良いのです。
伝えたいことをアレコレと書き過ぎないようにする、ある程度の説明で止めるよう
意識をするのも大切です。
重要なのは読み手が分かりやすく、理解することです。
また、社内共通言語をまとめて、人によって言い方が違うことがないようにするのも
注意すべきPOINTです。本来は認知している内容でも、ただ呼び方が違うことで
ズレが起きてしまうケースがあります。
これらのポイントや注意点は、紙・word・Excel・PowerPointベースの
マニュアルだけでなく、動画マニュアルの作成時にも言えることです。
動画の場合、文字に起こすのではないため、つい無意識に専門用語や難しい表現で
話してしまいがちです。こちらに関し、より注意しなければなりません。
今回ご紹介したPOINTを全ておさえ、いきなり完璧なマニュアルを作るのではなく
少しづつでも意識し、より良いマニュアルを作成しましょう。
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