【マニュアル作成系】読み手のことを考え、読み手のレベルに合った文面を
スマホ対応の動画マニュアル作成ツール Wi COURE広報の吉田です。
本日もマニュアル作成時に心がけたいポイントなどをお届けます！
今回は“マニュアル作成時の文面に関する5つのポイント”についてを解説したいと思います。
【記事の更新日時】2023年10月27日20時半
マニュアル作成時にありがちで注意しなければならないのが“記載文章が難しいこと”です。
ついマニュアルというと「堅めの文章でキッチリと書くべき」と考え、難しめの内容になりがちです。
ですが、本来マニュアルは読み手に分かりやすい内容であるべきです。
読み手がマニュアルを読もうとした時に「何だか難しいな…」と思わせてしまってはマイナスです。
そのため、“読み手をしっかりとイメージして、読み手が理解できる文面”にすることが大事です。
これを踏まえ、マニュアル作成時に意識すべき５つのポイントがあります。
ＰＯＩＮＴ１．読み手のレベルを明確に決めること。
新卒社員向けか？ 中途入社の社員向けか？ 中堅社員、幹部社員、共通など
ＰＯＩＮＴ２．読み手のレベルに合わせた文面にする。
ポイント1で具体的な読み手レベルが定まったら、
その読み手層に応じた文章そして分かりやすさを意識しましょう。
ＰＯＩＮＴ３．文面はシンプルに簡潔に。
誰しも回りくどい文章や難解な内容は好みません。
長々と説明するよりも簡潔に記載した方が閲覧率は高まります。
ＰＯＩＮＴ４．時代の流れ・技術の進化によりマニュアルは変化することを理解する。
いくら優れたマニュアルを作成しても、5年10年も経てば実務とは異なる内容に
なる可能性があります。適切なタイミングで定期的にアップデートすることが重要。
古い内容のマニュアルは、古い知識/フローをレクチャーする事と同様です。
ＰＯＩＮＴ５．時間をかけずに視覚でもわかるマニュアルにする
必ずしも時間をかけることが正解ではありません。文章で長々と説明するよりも
動画マニュアルを取り入れ、視覚的に見れば分かるようにした方が効率的な
ケースが多くあります。動画と共に図や画像も取り入れましょう。
以上を心掛けて、分かりやすく読み手の成長に繋がるマニュアルを作成しましょう。
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