外国人向け動画マニュアル作成 Wi COURSE（ウィコース）の吉田です。

今回もマニュアル作成時のコツを押さえた書き方を行うために重要な7つのPOINTの内
3つ目の要素、“要点をシンプルに そして明確にすること”に関しまして
詳しくご説明をしたいと思います！

【記事のアップデート日時】2024年3月14日11時

何故マニュアル作成時に「明確にシンプルに書く」必要があるのか？というと、
読み手にとって“分かりやすい” “読みやすい”ことが非常に大切で、そうすることで
そのマニュアルを読んでもらえる確率がグッと上がるからです。

こちらが逆に、“内容が分かりづらい” “まわりくどくて読みにくい”場合
読み手が冒頭や少しの内容を読んだだけで、読むのをやめてしまうリスクがあります。
他にも“何が言いたいか分からない”、“複数の要素が書かれていて、内容が複雑”な
マニュアルもよく見かけます。この点にも注意しましょう。

実際の業務において、“何がポイントなのか？”をシンプルに分かりやすく記載すると共に
曖昧な表現を使わないように心掛けましょう。

例え、どれだけ詳しく詳細に書いたとしても、その作成したマニュアルを
誰にも読まれなければ、実は作っていないのと一緒になります。
これは少し厳しいお話かもしれませんが、実際によくあることです。

そのため、読み手のことを考えて、シンプルに分かりやすく作らなければ
執筆者が伝えたいことが適切に伝わりません。

読み手に分かりやすいマニュアルにするために気を付けるべき点として、
“文章が長く続き過ぎないようにすること”も挙がります。
これを回避する方法として、段落や余白行を設けたり
箇条書き形式を活用する等があります。

文章ばかりがダラダラと続いてしまわないように
イメージ画像・グラフや図をはさむ等 見た目的な変化を加えるのも一つの方法です。
読み手がマニュアルを開いた瞬間に、ズラッと文章のみが並んでいると
どうしてもそれを読むモチベーションが下がってしまいます。

ここで、重要な点が大きく書かれていたり、太字や赤字になっている、
枠で囲まれている、POINTが箇条書きで他よりも目立つように載っていると
グッと読みやすくなります。

マニュアル作成時には、必要なことについてPOINTを押さえて記載することや
読み手が受ける見た目の印象にも配慮しましょう。

出来上がったマニュアルを読み手の立場に立って 一度開いてみる、読んでみると
「ここの項目は分かりにくいな…」「この説明は省いても良いかも！」
「もっと端的に書いた方が分かりやすいな」「この項目は2つの内容をあわせて
述べようとしているので、それぞれ項目を分けた方が理解しやすいかも…」
といった具合に、完璧だろうと思われたマニュアルについて 意外と改善点が色々見つかります。