マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイント

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントは以下の7つです。

・読み手を想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にする
・要点を明確にする
・階層構造にする
・どこに何が書かれているか検索しやすくする
・一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用する
・完璧を目指さない

それでは、一つずつ解説します。

マニュアルのテーマを明確にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの1つ目は、マニュアルのテーマを明確にすることです。マニュアルは伝えること説明したいことが明確になるような書き方が大切です。
マニュアルのテーマを明確にし、構成やデザインを工夫して読み手に伝わりやすく作成することで理解を促進します。

読み手を想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にする

ニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの2つ目は、読み手を想定し、読み手のレベルにあった内容・文体にすることです。
マニュアル作成では、新卒社員、中途入社の社員、中堅社員、幹部社員と別々のマニュアルにすべきか、共通にするかは、対象を想定し作成する必要があります。
読み手の視点がかけることで内容が難解になる可能性があるため、マニュアルを作成する目的に沿って、目的に合うマニュアルを作成することが求められます。

要点を明確にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの3つ目は、要点を明確にすることです。マニュアルでは、業務においてどこがポイントかをわかりやすく目立つように記載し、曖昧な表現は使用せず明確に言い切る必要があります。
例え詳しく書いたとしても読んでもらえず、重要なポイントが抑えられていないマニュアルでは読み手の理解が進みません。
マニュアルの記載には、書きたいことをただ綴るのではなく必要なことをポイントを押さえて記載することが大切です。

階層構造にする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの4つ目は、階層構造にすることです。
業務は、一般的に階層に分かれています。
複雑な業務は階層構造にすることで、必要な作業手順を見つけやすくなります。
階層構造とは、Aという手順からB、Cというように手順を重ねて目的の作業が実現できる構造のことです。
階層構造のマニュアルでは、最初から読まなくてもすむため、必要以上に時間が取られないというメリットがあります。

どこに何が書かれているか検索しやすくする

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの5つ目は、どこに何が書かれているか検索しやすくすることです。
見出しやタイトルに適切なキーワードを付けることで必要な内容を簡単に見つけられます。
構成を作る際に誰もが検索しやすいようキーワードを設定し、たどり着きやすくすることで探すという無駄な時間を削減することが可能です。

一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用する

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの6つ目は、一目で理解しやすいページにするよう図やイラストを使用することです。
文章ばかりのマニュアルは読みにくく、読み手の理解が進まない可能性があります。
また理解されないがために、同じマニュアルを手にした読み手から同じ内容の質問をされ回答するという無駄な時間も発生する可能性があります。
図やイラストを加えることでマニュアルをわかりやすくすることができます。

完璧を目指さない

マニュアルを作成する際にコツを押さえた書き方をするための7つのポイントの7つ目は、完璧を目指さないことです。
マニュアルは一度作成すればそれで終わりではなく、実際に運用しながら、内容の更新やわかりにくい内容をブラッシュアップしていくことが必要です。

転載：https://notepm.jp/blog/2381