ひと口に「業務マニュアル」と言っても、その機能や役割は様々です。
ノウハウを文書にまとめることで技術伝承に役立てたり、標準的な取り決めを文書化して業務効率化やコスト削減に繋げたり、マニュアルは企業経営の様々なシーンで活用されています。

・人的工数の削減

業務フローや進行方法がしっかりとまとまっていて、それを見れば業務を理解できるマニュアルを作成することができれば、業務にかかる人的工数を削減することができます。

業務の内容や手順を、先輩社員が新入社員に向けてレクチャーする時間や手間を削減することができるだけでなく、理解不足や経験不足によるミスを防止することにもつながります。

・業務品質の均一化

業務手順をマニュアルによって定めることは、業務品質を均一化することにもつながります。
例えば、人によって作業方法が異なるような現場では、対応する人によって業務品質や、業務にかける時間に差があることもあります。

業務品質が不安定になると、他社との競争力を弱めてしまうことや業務効率を悪化させるリスクがあります。
マニュアルに沿って作業を進めることで、業務上のミスを減らし、品質を均一に保つことができます。
マニュアルは業務品質の均一化の実現になくてはならない存在です。

・業務の共有ができる

「特定の個人しかできない業務がある」、「ブラックボックス化しておりその人しか把握できない状態にある」など、「属人化」している業務がある場合もマニュアルが有効です。
マニュアルは他のメンバーに業務を共有することができるため、その人しかできない業務を担当している人が休む、異動する、退職するなどがあっても、マニュアルがあれば業務内容を再現できます。

属人化によって担当社員がスペシャリストとしてレベルアップすることはメリットですが、業務の属人化は長期的に考えるとリスクがあるため、業務手順やナレッジを共有できる環境を構築しましょう。

マニュアルには、その業務の目的や内容、実際の作業手順、困ったときの対処法など、業務の詳細が記載されています。
マニュアルを作成する際には、見る人が必要な情報を抜け漏れなく理解できるよう、「伝わりやすく工夫をする」必要が不可欠なのです。