近年、社員教育において、動画マニュアルを活用することが増えてきています。

動画マニュアルとは、作業手順書を動画で表現したものです。

効果的な社員教育を行うためには、作業手順書をしっかり作成し、保守することが重要です。

本記事では、作業手順書とは何か、効果的な作業手順書の作り方、作業手順書の作成方法、作業手順書の保守などについて解説します。

動画マニュアルを活用した効果的な社員教育方法を理解し、実践していきましょう。

作業手順書とは

作業手順書とは、作業を行う際に必要な手順を記載した書類のことです。

作業手順書は、作業を行う際に必要な手順を詳しく記載しているため、社員が正しく作業を行う際に参考にすることができます。

作業手順書は、以下のような場面で使用されます。

①製造業
生産ラインの作業者に対して、製品の製造手順を説明するために使用されます。

②IT業界
ソフトウェア開発やシステム運用などにおいて、タスクの実行手順を明確にするために使用されます。

③サービス業
サービスの説明手順や品質管理のために使用されます。

④医療業
患者の治療や管理のために使用されます。

⑤政府機関
公共サービスの提供のために使用されます。

⑥教育・トレーニング
学生や従業員のトレーニングのために使用されます。

ただし、これらは一例であり、作業手順書は多様な業種や分野で使用されています。

効果的な作業手順書の作り方

まずは、マニュアルを作成する目的とどこまでを取り扱うかを明確にすることが重要です。

目的や取り扱い範囲は手順書の全てに影響を与えるため、最初にきちんと定義付けることが必須になります。

次に、情報を収集し、記載するすべての項目を書き出します。

その時、項目が順番通りになっているか、論理構造が逆転していないかなどを確認しておくと良いでしょう。

実際に文字に落とし込む際は、理解度を高めるため、シンプルな言語や時にはビジュアルを使用すると良いでしょう。

自分が初めてその作業手順書を読んだとして、わかりやすいかどうかを意識すると良いです。

作業手順書が完成した後は、その道の専門家や実際に読む人に内容を確認してもらい、アンケートをとりましょう。

客観的な意見を取り入れることで、作業手順書はより洗練されていきます。

運用が開始された後は、放置するのではなく、定期的に見直し、情報を最新のものにアップデートしましょう。

このような手順に従って作成すれば、わかりやすく効果的な作業手順書が完成するでしょう。

作業手順書を動画マニュアルにする方法

作業手順書は基本的に文書としてまとめ上げられますが、動画にするという選択肢もあります。

以下に、動画マニュアルの作成方法をまとめました。

①台本を制作する
作業手順書から必要な情報を集め、台本にまとめる。

②絵コンテを作る
シーン、ショット、トランジションなど、ビデオのビジュアルプランを作成する。

③機材を準備する
予算やクオリティに合わせて、カメラなどの機材を選びます。

④収録する
脚本と絵コンテに沿って、照明と音響を確認しながら収録を開始します。

⑤編集する
映像にキャプションやアニメーションなどの要素を加え、視覚的に魅力的な映像に仕上げます。

⑥公開する
見る人がアクセスしやすいプラットフォームに後悔することが望ましいです。

これが、作業手順書を動画マニュアルにするための一般的な手順になります。

作業手順書の保守

作業手順書を保守することは、作業手順書をより効果的にするために必要な重要な要素です。

「効果的な作業手順書の作り方」でも説明しましたが、作業手順書を定期的に見直し、最新の情報に更新することは大変重要です。

作業手順書に記載されている情報が古いものであれば、それはその価値を失ってしまいます。

手間であるかと思うかもしれませんが、一度作業手順書を作成してしまえば、一からすべてを作成する必要がなく、情報をアップデート
する際は一部を変更するだけで済みます。

ルーティンワークとして作業手順書を見直しましょう。

まとめ

効果的な作業手順書を作成するためには、以下のポイントが重要となります。

まずは、目的を明確にすること。

手順書を作成する上で何を達成したいのか、その目的を明確にすることが大切です。

次に情報を整理しましょう。

情報を整理することで、作業の順番が分かりやすくなります。

また、手順の中に余分なものがないかも確認することができます。

最後にわかりやすいかを意識して文書化しましょう。

手順書を読んでいる人がすぐに理解できるよう、グラフや画像などを利用することで可視性を高めることが大切です。

また、作業手順書が出来上がったら、継続して改善しましょう。

手順書は常に改善され続けるべきであり、読んだ人からフィードバックを受け取ったり、最新の情報と照らし合わせたりするなど、適宜
改善することが重要です。

以上のポイントを押さえれば、効果的な作業手順書を作成することができます。